Le module REFX couvre les fonctionnalités nécessaires aux processus immobiliers issus du cœur métier.

En revanche, l’offre SAP REM « SAP Real Estate Managment » , se repose sur divers modules destinés à couvrir l’ensemble des processus immobiliers, comme : l’entretien (avec PM et/ou CS) , la gestion des opérations immobilières (avec PS), l’inventaire comptable (avec AA), la gestion des engagements de dépenses (avec MM) etc….

Un client qui souhaite gérer l’ensemble de ses processus immobiliers activera donc un ou plusieurs des modules cités ci-dessus.

Dans le cas de la gestion de la maintenance, il est recommandé de mettre en place REFX, en sa partie Inventaire physique (Vue Architecture), en premier, car REFX va automatiquement générer l’arborescence des postes techniques PM en miroir de la hiérarchie Immobilière adoptée dans l’applicatif REFX. Cette recommandation, a pour objectif :

• Dans le cas où la structure d’analyse PM serait identique à l’inventaire physique, le client n’aura besoin de recenser qu’une seule fois son patrimoine, lequel sera créé selon 2 vues (Maintenance et Immobilière) de manière automatique.
• Les données propres à l’immobilier seront saisies dans REFX et celles propres à la maintenance, dans PM.
• REFX, via la technologie BDT, permet d’adapter les écrans aux besoins clients. Donc si un client met PM avant REFX, il devra créer en spécifique des zones supplémentaires, qu’il devra par la suite supprimer car elles sont standard dans REFX.
• Le client n’a besoin que d’activer la vue architecture de REFX, ce qui représente une seule transaction de REFX. Par la suite, si la priorité est donnée à la GMAO, il pourra activer les autres fonctionnalités REFX au fur et à mesure de ses besoins.
• Il sera possible de gérer dès le début du projet le trytique suivant :
  • la fiche immobilisation
  • la fiche équipement
  • la fiche bien immobilier

et donc de réaliser simplement et à moindres coûts la liaison entre inventaire physique et inventaire comptable.

Bien entendu, pour des clients déjà sur SAP qui souhaiteraient mettre en place REFX à posteriori de PM, il est toujours possible de le faire, en liant manuellement les postes techniques existants aux nouveaux objets REFX.

SAP REFX se veut complet, et non complexe, et n’admet pas l’improvisation, le tâtonnement ou le raisonnement individualiste déconnecté de la politique du groupe. Il évolue dans le sens de la fonction immobilière à savoir la professionnalisation des acteurs, la financiarisation des actifs et la tertiarisation des services apportés aux clients lesquels ne doivent plus être considérés comme de simples locataires.

Les fonctions d’Asset, de Property et de Facility Managment sont couvertes de part la structure intégrée et fluide du progiciel, laquelle permet de répondre aux attentes de tous les acteurs et surtout d’optimiser la conciliation des intérêts parfois antagonistes entre les investisseurs « Pierre-Papier » et les clients finaux.

La couverture fonctionnelle de SAP REFX n’est pas de 100% comme le sont parfois certains outils métiers de niche ou des outils maison, mais elle :

ü      Génère un ROI incontestable

ü      Supprime des interfaces couteuses et non maîtrisés

ü      Fluidifie les processus métiers

ü      Etc…

Un projet de mise en place de SAP REFX ne consiste pas à injecter dans l’outil de demain l’existant d’hier, mais à définir des processus métier cible, adapter son organisation et ensuite construire l'outil qui accompagnera ce changement.

Chronologie des actions à mener

1^ère Phase :

ü     Définir les enjeux de la politique immobilière du groupe à court et moyen terme afin de définir les processus immobiliers clés de demain

ü     Clarifier et structurer l’organisation de la gestion immobilière autour des fonctions standards du marché

ü    Professionnaliser et responsabiliser les acteurs autour des processus immobiliers clés.

2^ème  Phase :

ü     Construire la solution informatique autour de la politique immobilière unanimement actée et comprise

ü     Faire de l’outil une arme de défense de ses parts de marché ou de conquête de nouveaux clients.

ü     Former, former et former les acteurs

La gestion immobilière purement « notariale » est révolue, tout comme les investissements à la « Papa » car :

ü     Mes clients internes seront les clients externes potentiels de mes concurrents,

ü     mes partenaires financiers sont mes copropriétaires de demain,

ü     mes fournisseurs deviennent les garants de la qualité du Faciliy Managment et donc de l’optimisation de la vacance

ü    etc….

L’important dans un projet SAP REFX n’est pas de faire ce que l’on veut mais de vouloir ce que l’on fait, et de choisir ses partenaires tant en AMOA qu’en MOE. L’entreprise doit s’appuyer sur des acteurs qui connaissent le métier et les outils.