Les projets de construction et d’aménagements immobiliers sont représentés dans le module PS. Ils bénéficient de
l’intégration entre PS et RE-FX.
Au niveau de l’onglet Affectation de chaque objet immobilier (que ce soit à partir de la vue économique ou de la vue
architecture), il est possible de créer une ou plusieurs structures projets correspondant à l’objet immobilier. Cette création peut être automatisée par paramétrage.
Tout projet est représenté dans PS par un Organigramme technique de projet (OTP) qui porte le titre du projet, et chapeaute des
« éléments d’OTP » (eOTP), c'est-à-dire des dossiers contenant un ensemble cohérent de données, ou représentant une phase de l’opération immobilière.
Toute phase peut être ainsi représentée, y compris les phases amont de l’appel d’offre, les phases d’études. Exemple de
structuration :
· Un eOTP « Coûts étude préliminaire » individualise l’étude préliminaire, et permet de
consigner si nécessaire les éventuels coûts de l’étude en elle-même,
· L’eOTP « Opération restructuration » de même niveau, représente l’opération, et contiendra
les informations générales de l’opération, telles que les dates de début et de fin prévues de l’opération, etc. Cet eOTP, et les eOTP de niveau inférieur sont initialisés durant la phase d’étude
préliminaire, et alimentés durant toute la durée de vie de l’opération.
Sous l’eOTP « Opération restructuration », d’autres eOTP de niveau inférieur qui décrivent des parties homogènes à
l’intérieur de l’opération peuvent être automatiquement proposées par défaut :
· L’eOTP « Dossier d’étude » rassemble toutes les pièces jointes rattachées à
l’opération. C’est dans ce dossier que les pièces jointes du dossier d’étude seront stockées.
· L’eOTP « Devis estimatif » contient le premier chiffrage réalisé lors de l’étude
préliminaire, en général par grand poste macroscopique (par exemple, « travaux », « honoraires & frais divers »),
· L’eOTP « Financement » contient le mode de financement et la décomposition des
différents coûts inscrits par le chef de projet, par grande nature comptable (par exemple « Etude », « MO », « Travaux »).
· L’eOTP « Montage contractuel » contient les différents types de marchés qui seront
utilisés pour l’opération et leur attribution, elle permet de décrire les appels d’offres
· L’eOTP « Planification et réalisation » contient les activités et planning détaillés de
l’opération, ainsi que toutes les données d’exécution des marchés.
Dans PS, la notion de « réseau » permet de chapeauter un ensemble d’activités.
On peut définir des « jalons » utilisés pour matérialiser des événements
clés de l’opération, tels qu’une présentation en Comité de lancement, l’ouverture du chantier, la fin du chantier, etc.
Les permis de construire, les dossiers de financement peuvent être rattachés comme documents électroniques aux eOTP via la
composante SAP Records Management (BC-SRV-RM).
Il est également possible de rajouter sur l’opération des « textes PS » en mode « .doc » (interface MS Word
directement dans SAP), c’est-à-dire des documents stockés dans le module « gestion de projet », qui sont créés dans l’opération même, à partir de modèles de documents client.
L’utilisation des « textes PS » semble par exemple particulièrement appropriée pour la gestion des comptes-rendus de réunion, les notes générales, etc.
La pré-budgétisation des coûts peut être enregistrée sur les projets via les eOTP (organigrammes techniques de projet) ou via
les réseaux.
Les budgets d’investissements peuvent être saisis soit à partir de coûts pré-budgétés, soit directement pour chaque
EOTP.
Différents aspects de la solution PS contribuent au suivi et à la planification des projets immobiliers :
- Les statuts de l’eOTP :
· Les statuts système qui contrôlent le cycle de vie des études et opérations. Ils s’enchaînent
selon un ordre chronologique :
· Le statut « ouvert » est présent sur une étude / opération en cours de
création,
· Le statut « lancé » est apposé sur une étude / opération en cours de
réalisation,
· Le statut « clôturé techniquement » est apposé sur une étude / opération sur laquelle
plus aucun engagement juridique (demande d’achat ou commande) ne doit être émis,
· Le statut « clôturé » est apposé sur une étude / opération sur laquelle tous les
engagements juridiques ont été soldés, et tous les traitements comptables effectués.
· Les statuts utilisateurs avec numéros séquentiels permettent d’affiner les statuts système selon
des règles propres à ADP. Des règles sont paramétrées sur les statuts utilisateurs pour définir, à partir d’un statut, vers quel autre statut l’opération peut évoluer ainsi que les actions
autorisées/interdites pour chaque statut.
Le planning des projets immobiliers sont gérés au sein d’un “projet“ PS, ce qui permet d’avoir un unique point d’entrée pour
gérer à la fois la structuration d’une projet et le planning associé.
La planification dans le progiciel SAP propose tous les outils nécessaires à la planification : GANTT, PERT, analyse de
tendance de jalons, analyse de l’avancement.
L’initialisation du planning d’une opération peut nécessiter la construction d’un macro-planning découpé uniquement par phase
avant de passer à la définition d’un planning détaillé. La construction du macro planning dans PS est matérialisée par des eOTP qui traduisent les phases de l’opération et sur lesquels on
renseigne simplement les dates de début et de fin. Le détail du planning est ensuite effectué grâce aux activités de réseaux qui permettent de décrire un planning fin au niveau de la
tâche.
La valorisation des entrées de marchandises relatives aux achats effectués sur projet entraîne la mise en service du montant
correspondant dans FI-AA.
